11 Strategien für smartere E-Mails
Ich liebe E-Mails – nur nicht meine 5361 ungelesenen. | Buch: Sarah Chaney – Bin ich normal? | Und Geschenke gibt's heute auch.
Magst du dein Postfach? Ich mag meins. Es erleichtert mir die Arbeit und ist ein Archiv meiner Kommunikation. Gemeinsam mit Anne-Kathrin Gerstlauer von
habe ich notiert, wie wir gute Mails schreiben und wie wir sie richtig nutzen.E-Mails haben zwei Probleme:
Sie werden konsequent falsch eingesetzt.
Wir erlauben ihnen, sich zu stapeln.
Beides kannst du ändern.
Texthack: Sei präzise
E-Mails sind ein Werkzeug für einfache Absprachen. Wer, wann, was, wie, wo. Deshalb: Strukturiere deine E-Mail so, dass die Fakten schnell erkennbar sind.
Klarer Betreff: Termin für Taskforce E-Mails. Oder: To-Dos Taskforce mit Deadline 14. April
Das Wichtigste nach VORNE. Kein Bla-Bla-Einstieg, komm sofort zum Punkt.
Fette Wichtiges oder alle Punkte, die eine Reaktion erfordern.
Strukturiere deine E-Mails und To-dos in Bullet Points. Das erlaubt der anderen Person, direkt innerhalb deiner Mail auf die einzelnen Punkte einzugehen, statt komplett neu zu formulieren.
Checke deine Fakten. Niemand hat Lust auf Follow-Up-E-Mails, weil wichtige Infos fehlen.
Fasse am Schluss das Wichtigste zusammen.
Verzichte auf Anhänge, soweit möglich. Packe deine Pressemitteilung oder die Infos zu deiner Veranstaltung direkt in die E-Mail. Das spart Zeit und Nerven für die Empfänger.
Feierabend-Hack: Alles auf Anfang
Dein Postfach ist wahrscheinlich nicht mehr zu retten. 5361 E-Mails hat Isabell in ihrem alten Mail-Eingang. Anne-Kathrin hat 4475. Das hier kannst du tun:
Lass nur Mails im Posteingang, die du noch bearbeiten wirst.
Archiviere alles. Im Archiv bleiben die Mails zugänglich – und suchen geht schneller als sortieren.
Wenn du für die Zukunft eine Ordnerstruktur willst: Probiere es. Aber: Alte Mails zu sortieren ist zu aufwendig – lass das.
Teste automatische Filter. Wenn du mit halbfesten Kund:innen arbeitest, kann das Übersichtlichkeit schaffen.
Wenn du selbstständig arbeitest und deine Postfächer kontrollieren kannst, dann experimentiere mit verschiedenen Adressen, alle übersichtlich in einem Programm angelegt. Wenn du unterwegs bist, schau nur in das rein, das gerade wichtig ist.
Zum Schluss
Räume am Ende der Woche auf. Dann weißt du, dass alles, was dich am Montag erwartet, wirklich aktuell ist – und du nichts nacharbeiten musst.
Die schlimmste Unart ist es übrigens, Freitag Nachmittag auf Dinge zu antworten und damit Arbeit zu verursachen. Mach es am Vormittag, dann hast du einen Vorsprung.
Anne-Kathrin & Isabell
Wie du überzeugende Mails schreibst, liest du am Montag, 24. April, bei TextHacks.
Gast-Coautorin Anne-Kathrin Gerstlauer ist die härteste Redakteurin des Internets.
Sie ist Journalistin, berät Newsrooms und unterrichtet an Journalistenschulen. Ihren Newsletter Texthacks lesen inzwischen mehr als 7500 Menschen. Bis Ende April bekommst du hier https://texthacks.substack.com/feierabend 20 Prozent Rabatt auf ihr Abo-Angebot, komplett mit Übungsfolgen.
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Dein Kalender hält dich von der Arbeit ab. Wetten? Mein Stück bei t3n.
Ich habe Anja Niekerken im Podcast »Erfolgreich Schreiben« erzählt, wie ich das Feierabend-Projekt entwickelt habe.
Julia Beil hat mich gefragt, was wir gegen Fake Work tun können (Handelsblatt | €).
Klaus Eck schreibt im
, was er in 20 Jahren auf LinkedIn (wait, what?) gelernt hat.
Buch
»Verhalt dich einfach normal«, mit diesem Satz bringen wir andere auf Linie (oder auf die Palme, zumindest in meinem Fall). Mit diesem Satz sagt man uns, dass wir gerade etwas unerwünschtes tun. Aber »normal« ist eigentlich eine unterdrückerische Idee, schreibt die britische Historikerin Sarah Chaney. Außerdem ist das Streben nach Normierung in der Geschichte der Zivilisation recht neu.
Normiert wurde erst, als Menschen Spaß an der Statistik fanden. Ich selbst habe große Freude an allem, was mit Stochastik zu tun hat – daran, Normalität aufzuführen, dagegen weniger. Normal wurde, was der Masse entsprach. Dass das gar nicht notwendig ist, hat lange Zeit niemand hinterfragt. Und jetzt? Abschaffen oder wegignorieren? Mal sehen. Du solltest dieses Buch lesen, wenn du dich von der Idee einer Norm nicht geschützt fühlst, sondern eingeengt. | Leseprobe bei Goldmann
Ich liebe dieses Buch sehr – und habe es doppelt. Deshalb verschenke ich es an eine*n der Pro-Member, die mir bis zum 27. April schreiben (wenn sich mehrere melden, werde ich würfeln oder losen oder so. Es läuft fair ab, versprochen). Ein kurzes »hier, ich« als Antwort auf diese Mail reicht völlig. | Pro: Infos & Angebot
 | A guest post by
|
"wir erlauben ihnen sich zu stapeln"
Das ist fuer mich echt der schlimmste Punkt. Es frustet mich sehr die Zahl an der Inbox nach oben schiessen zu sehen... So, dass ich dann oft den ganzen Tag selbige nicht oeffnen will. Auch ne Form von Anxiety